Postup při administraci krátkodobých pobytů studentů v zahraničí

 

Tento postup popisuje jednotlivé kroky, které je potřeba splnit při výjezdu na letní školy, exkurze, intenzivní programy, akce pořádané v rámci Businet (WOW Berlin, BusIT weeky) a další krátkodobé pobyty studentů v zahraničí, kterých se studenti zúčastní za doprovodu zaměstnance PEF (dále organizátor).

V případě, že se jedná o aktivitu, kterou si student zajišťuje sám (tj. není organizována zaměstnancem PEF), přecházejí níže uvedené povinnosti organizátora na studenta.

 

1.      Ve všech případech

Nejméně 1 měsíc předem organizátor informuje zahraniční oddělení PEF (dále ZO) o plánované akci. V závislosti na dalších požadavcích (viz níže), dodá příslušné dokumenty.

Nejméně 2 týdny předem dodá organizátor na ZO jmenný seznam studentů včetně UID.

Nejméně 7 dní předem podá student Návrh na vyslání v UIS pro účely pojištění na cestu (E-agenda > Zahraniční cesty), který vytiskne a přinese ve dvou vyhotoveních k podpisu na ZO. Pokud nemá student zajištěno financování z nějakého zdroje fakulty (např. IGA), uvede jako zdroj financování „vlastní prostředky“. ZO schválí Návrh na vyslání (v Návrhu na vyslání se zadá pobyt s kódem 69 - jiná forma krátkodobého pobytu, data se zadávají včetně cesty do / z místa pobytu).

Student zaplatí univerzitní pojištění na pokladně (budova A, 2. nadzemní patro). Jedná se o povinnost platící pro všechny studenty vyjíždějící v rámci univerzity.

 

2.      Chtějí-li studenti kredity

Nejméně 1 měsíc předem dodá organizátor na ZO dokument potvrzující náplň akce včetně výčtu aktivit a studijní zátěže, aby mohl být stanoven počet kreditů, které student může za účast v tomto programu získat. Pokud takový dokument není k dispozici, lze uzavřít Smlouvu o spolupráci (viz příloha Cooperation Agreement) mezi partnery, kde bude popsán obsah akce včetně stanovení počtu kreditů. ZO předá podklady proděkanovi pro vzdělávací činnost, který rozhodne o kreditové dotaci. Může si přitom od organizátora vyžádat doplňující informace.

Nejméně 2 týdny předem vyplní studenti Zjednodušenou studijní smlouvu (viz příloha Simplified Learning Agreement). Ten podepíší a předají na ZO k podpisu ze strany vysílající organizace (proděkan pro vzdělávací činnost).

Týden předem si studenti nebo organizátor vyzvednou podepsané Zjednodušené studijní smlouvy, které odvezou na akci k podpisu za příjímací instituci (organizátor akce). Ve výjimečných případech lze potvrzení přijímací institucí nahradit podpisem organizátora.

Nejpozději 2 týdny po návratu studenti na ZO dodají kopii certifikátu o absolvovaném zahraniční programu nebo jiného dokladu potvrzujícího jejich úspěšnou účast a zjednodušený Learning Agreement potvrzený přijímací institucí. Současné předložení těchto dokumentů se považuje za žádost o uznání kreditů. ZO předá dokumenty na studijní oddělení k vyřízení příslušné žádosti.

 

3.      Chtějí-li studenti stipendium

Stipendium pokrývající část nákladů může být přiznáno pouze při splnění všech podmínek uvedených v části 1.

Organizátor předloží na ZO hromadný návrh na přiznání stipendia se jmenným seznamem všech účastníků, v níž vyčíslí náklady studentů spojené s účastí na akci (účastnické poplatky, cestovné, ubytování, příp. další náklady). Je-li část nákladů studentům hrazena (např. z grantů či sponzorských darů), tuto informaci uvede v žádosti. V žádosti může rovněž navrhnout odstupňovat výši přiznaného stipendia podle kvality dosažených výsledků.

ZO předá žádost tajemníkovi fakulty. Děkan poté rozhodne o výši stipendia.

Studenti zajistí řádné vyplnění svého bankovního spojení v UIS před podáním žádosti, aby mohlo být stipendium vyplaceno.

 

4.      Je-li třeba zajistit bankovní převod účastnických poplatků

Nejméně 2 týdny před termínem platby dodá organizátor na ZO údaje pro bankovní převod včetně faktury či jiného obdobného dokladu.

Výběr peněz od studentů proběhne jedním z následujících způsobů (na základě dohody organizátora a ZO):

  1. Organizátor peníze od studentů vybere a donese na ZO celou částku
  2. Studenti donesou peníze na ZO

ZO zajistí předání peněz na pokladnu a realizaci platby. Poplatky za bankovní převod a kurzové zisky/ztráty jdou na vrub Děkanátu PEF.

 

Dokumenty ke stažení

Smlouva o spolupráci (Cooperation Agreement)

Zjednodušená studijní smlouva (Simplified Learning Agreement)

Zjednodušená studijní smlouva (Simplified Learning Agreement) - vzorově vyplněno

Návrh na vyslání - instrukce k vyplnění  (v návrhu na vyslání prosím specifikujte svůj výjezd jako 69|jiná forma krátkodobého výjezdu)